#DigitaleDenke -
Das Kompendium 📖

Tipps & Tricks zur digitalen Unternehmensführung

Kapitel 01

Prioritäten, Kapazitäten & Vermutungen

Prioritäten? Setzt Du Dir am besten direkt in den Nacken!

Prioritäten
Reimar Kosack

Lesedauer: 21 min
Autor: Reimar Kosack
Artikel hören: coming soon

Einleitung

Es scheint paradox - würde ich Dir jeden Tag 86.400 Euro überweisen und Dich bitten diese gemäß Deiner Prioritäten zu investieren, so würdest Du dies sicherlich gewissenhaft tun: Weil Geld ist ja schließlich wertvoll,ne? 

Hingegen erlebe ich oft, dass viele meiner Mitmenschen die ihnen zur Verfügung stehende Zeit einfach so verschwenden – förmlich zum Fenster rauswerfen. Dabei hast Du dieses Kapital der 86.400 Sekunden jeden Tag nur ein einziges Mal zu Verfügung.

Wenn Du Deine Prioritäten nicht setzt - wer dann?
Das macht kein anderer Mensch für Dich! *SorryNotSorry*

Wenn Du bisher meintest, dass Du das Priorisieren Deiner Aufgaben relativ gut im Griff hast, wird Dir dieser #DeepDive in das Thema Priorisierung neue Perspektiven geben.

Nicht ohne Grund ist dies das erste Kapitel, welches ich veröffentliche:
Mir ist es sehr wichtig klar zu machen, dass nur der, der seine Prioritäten glasklar setzt, seine Zeit und Kraft zielgerichtet einbringt.

Das, was so einfach klingt ist im Alltag umso schwerer in die Tat umzusetzen - vor allem, wenn Du Deine Prioritäten stetig verteidigen und erklären musst: Gegen Dich und gegen andere.

Prioritäten, Kapazitäten & Vermutungen

tl;dr – in Kürze

  • Priorisieren startet bei Dir: Um richtig priorisieren zu können, brauchst Du eine ehrliche und allumfassende Ist-Analyse Deiner Rollen und Projekte.
  • Halte Deine Prioritäten glasklar und formuliere Deine strategischen Ziele & Visionen: Kategorisiere konsequent nach dringlichen und wichtigen Aufgaben und verstehe, wo Dein Hebel des positiven Einflusses in Deinem Unternehmen am größten ist.
  • Definiere und vergebe Zeitbudgets: Benenne und blockiere Zeitfresser, sage Nein, grenze Dich ab. Konzentriere Dich auf das, was Dich wirklich zu Deinen Zielen bringt.
  • Lebe Deine Prioritäten. Visualisiere sie. Spreche über sie und trage sie nach aussen. Schule Dich selbst darin, Prioritäten zu setzen und damit Deine Umsetzungskraft zu steigern.

Mir liegt viel daran, Dir als UnternehmerIn und Führungskraft aufzuzeigen, wo Du durch die geschulte Fähigkeit des Priorisieren-könnens, neue Kräfte hinzugewinnst. Du wirst schneller und immer sicherer wichtige & bessere Entscheidungen für Dein Unternehmen treffen. Mit laserscharfen Fokus kannst Du die Deine Energie und die Umsetzungskraft Deines Unternehmens auf die WIRKLICH wichtigen Aufgaben lenken: Weniger Rauschen - mehr Signal 😀

Die ehrliche und vollständige Ist-Analyse, zu der ich Dich in diesem Artikel einlade, wird Dir verständlich aufzeigen, was Dich bisher davon abgehalten hat, wirklich voranzukommen und Dir helfen, Deine wichtigen Projekte wirklich umzusetzen. Mit diesem Wissen stärkst Du Deine Umsetzungspower.

Denn: Das Priorisieren unserer Aufgaben ist eine neue Kernkompetenz geworden, während sich die Märkte um uns herum zunehmend globalisieren und immer transparenter werden.

Beherrschst Du das Priorisieren in Perfektion, verbesserst Du damit sehr viele Bereiche Deines Lebens. Was sicher ist: Der Stress lässt nach, Du erlangst Klarheit, Fokus und steigerst damit Deine Zeit- und Managementqualität - Am Ende verbringst Du mehr Zeit mit den wirklich wichtigen Dingen!

Wie stark bist Du, wenn es um das Setzen von Prioritäten geht? Und wie gut bist Du Deine Prioritäten und Ziele mutig, konsequent und selbstbewusst zu verfolgen? Verfolgst Du die richtigen Ziele? Verfolgst Du Deine Ziele? Oder die Ziele von anderen?  

Viel Spaß beim Lesen!

Digitale Denke
Reimar Kosack

#DigitaleDenke | Kapitel 01

Prioritäten, Kapazitäten & Vermutungen

1. Die ehrliche IST-Analyse:

Normalnull bestimmen

Du BRAUCHST eine ehrliche und vollständige Liste!

Und damit meine ich wirklich eine ehrliche und allumfassende Bestandsaufnahme, wo Du genau HEUTE stehst. Ohne diese Klarheit fehlt Dir die Übersicht, um richtig beurteilen zu können, was und wie viel Du umsetzt, wie viele Hüte Du über den Tag hinweg aufsetzt und wer so alles an Dir herumzerrt.

 

Überprüfe:

A.) Auf der Projektebene

  • Welche Projekte gibt es aktuell? (Liste auch alle Schattenprojekte auf)
  • Welches Ziel verfolgt das Projekt? Kennst Du das Ziel? 
  • Lebt das Projekt noch und was ist der aktuelle Stand - der nächste Schritt? 
  • Wird das Projekt überhaupt noch gebraucht? 
  • Ist allen Beteiligten klar, worum es im Projekt geht? Sind die richtigen Personen involviert, informiert und wissen diese, was ihre Aufgaben im Projekt sind? 
  • Wieviel Zeitbudget fordert dieses Projekt regelmäßig von Dir ein, damit Du es kraftvoll erfüllen kannst?

B.) Auf der Ebene der Rollen, die Du einnimmst:

Welche Rollen hast Du wo? 

  • Geschäftlich
  • Familiär
  • … im privaten Umfeld, im Sport, bei Freunden, im Verein….

Welche Ziele verfolgst Du in Deiner jeweiligen Rolle?

Wo stehen Rollen miteinander “in Konkurrenz” und wie schaffst Du es, Deinen Rollen aufgrund der von Dir definierten Ansprüche, gerecht zu werden?
Welche Ansprüche gilt es in diesem Zusammenhang auf den Prüfstand zu setzen?

Mein Tipp 📑

Stelle eine Analyse auf und visualisiere die Vielzahl an Projekten und Rollen. Am besten machst Du eine IST-Analyse in einer Excel-Liste oder einem Visualisierungs- Tool, wie beispielsweise einem Miro Board, sichtbar. 

Nutze gerne die vorgefertigte Checkliste “IST-Analyse”
auf meinem Miro Board.

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Hej... 🧢
Mir ist sehr bewusst, dass diese erste Bestandsaufnahme mühsam und langwierig sein kann. Dieses Fundament ist zukünftig eine wichtige Grundlage, wenn Du beginnst Deine Visionen und Strategien zu realisieren: Ab jetzt hast die erste Station auf Deiner Landkarte klar bestimmt! Du kennst jetzt Dein Startpunkt und wirst zukünftig die unterschiedlichen Reiserouten besser bestimmen können.
Und wenn es Dir nicht alleine gelingt, sprich mit Menschen aus Deinem Umfeld: Bitte sie um Unterstützung. Nach ein paar Stunden siehst Du schon deutlich klarer. Versprochen.

2.
Priorisieren, sortieren & ausmisten

Priorisieren heißt, sich bewusst für die effektivsten Aufgaben zu entscheiden, die uns sicher zu unseren strategischen Zielen bringen. Unsere Zeit und Kraft ist eine knappe Ressource, die wir auf diesem Weg am sinnvollsten einsetzen. Das können wir nur, wenn wir lernen wichtiges von unwichtigem zu unterscheiden. Sortiere Aufgaben und Tätigkeiten täglich aufs Neue in dringend und nicht dringend ein. 

In Momenten, in denen Du das Gefühl hast “Alles sei wichtig” hilft ein laserscharfer Fokus und die Fähigkeit unter den wichtigen Aufgaben die Allerwichtigste zu identifizieren. Nur so leitest Du Deine Kraft in die richtigen Bahnen. 

Gemeinsam trainieren wir, den riesigen Berg an Aufgaben, Projekten und To-Dos schnell und treffsicher zu überschauen und zu priorisieren. 

Damit gibst Du Dir und Deinem Unternehmen Schubkraft. 

Prioritäten

Dringlich und wichtig

Prioritäten

Ganz ehrlich - das sind alles Ausreden von Menschen, die ihre Prioritäten nicht klar haben.

Echte digitale UnternehmerInnen und Führungskräfte bestimmen über einen sehr großen Teil ihrer Zeit selbst. Wenn Du trotzdem das Gefühl hast “fremdgesteuert” zu sein, hast Du mit hoher Wahrscheinlichkeit Deine Prioritäten in der Vergangenheit nicht richtig gesetzt und bist zum Spielball Deines Unternehmens geworden. (Willkommen im Hamsterrad)

Als digitale UnternehmerInnen wollen wir nicht in der eigenen Firma “zur Arbeit gehen”. Wir wollen lenken und gestalten: Echte Ergebnisse und Mehrwerte schaffen. Alles fängt ganz vorne mit einer “einfachen” Fragestellung an: 

Prioritäten

Ist das wirklich die Aufgabe mit der ich den größten positiven Einfluss auf meine/unsere Zukunft haben werde?

Projekte und Aufgaben können grob nach zwei Kategorien priorisiert werden:

  • Nach Dringlichkeit: Wie zeitnah muss diese Aufgabe erledigt werden?
  • Nach Wichtigkeit: Wie groß ist der (positive) Einfluss, wenn die Aufgabe erledigt ist?

Dringend sind die Aufgaben, die sofortiges Handeln erfordern. Sie kennzeichnen sich dadurch, dass sie klare Konsequenzen haben, wenn wir ihnen keine Aufmerksamkeit schenken. Der Faktor “Verantwortlichkeit” spielt hier eine Rolle.

Prioritäten

Frage Dich: Wer ist in Deinem Unternehmen für welche der dringenden Aufgaben zuständig und musst Du wirklich jeden Brand mit löschen? (Hier “streifen” wir natürlich auch gleichzeitig ein klares Verständnis der Rollen in Deinem Unternehmen … aber das ist ein anderes Kapitel.)

Beispiel 🧨

Dein wichtiger Webshop ist aufgrund eines Serverfehlers nicht erreichbar. Das Problem muss schnellstens behoben werden, um Umsatzverluste zu vermeiden und Kunden nicht zu verärgern. (Konsequenzen).

Bist Du für das Beheben dieser Aufgabe verantwortlich? In der Regel nein. Aus meiner Perspektive, bist Du dafür verantwortlich “das System” (Dein Unternehmen) so aufgesetzt zu haben, dass Deine Kollegen die Lösung zeitnah und gewissenhaft herbeiführen können und auch für die Zukunft sicherstellen, dass dieses Problem nicht wieder auftritt.

 

Learning 💡

Dringende Aufgaben erfordern klare Zuständigkeiten und Handlungsspielräume, um so wenig Zeit und Kapazität wie möglich zu binden. Es ist nicht zielführend, wenn Du dauerhaft zum “Löscheinsatz” gerufen wirst. Als UnternehmerIn ist es an Dir, das System maßgeblich zu beeinflussen und aufzustellen: Meiner Erfahrung nach ist es sehr gut investierte Zeit, Prozesse und Workflows klar zu formulieren und diesen dann auch in der Zukunft zu folgen.

Wichtige Aufgaben und Projekte tragen maßgeblich dazu bei, dass Du Deine mittel- und langfristigen Ziele erreichst. Wir müssen wichtige Aufgaben kennen, benennen und planen können, wenn wir etwas bewegen und umsetzen wollen.

Mit einer klaren Vision, definierten Projekten und #Smart-Zielen: spezifisch (konkret) - messbar (Kennzahlen, Werte) - attraktiv (lohnt sich das?) -realistisch (erreichbar!) & terminiert (bis wann?) - verbesserst Du Dein konsequentes Vorankommen und das Erreichen Deiner Ziele. 

Beispiel 🧨

Du möchtest einen neuen Service digital platzieren und sichtbar machen. Daraus ergibt sich ein neues Projekt: “Digitale Sichtbarkeit für Service XY”. Jetzt musst Du entscheiden, wie wichtig das Projekt im Verhältnis zu anderen, laufenden Projekten ist, welche Kapazitäten es binden wird, wer das Projekt leitet, ausführt und überwacht, bis wann das Projekt realisiert sein muss und wie groß der positive Effekt auf Dein Unternehmen sein wird. Diese ersten Kriterien werden Dir dabei helfen, es in seiner Wichtigkeit einzuschätzen und es entsprechend zu priorisieren.

 

Learning 💡

Mit diesen wenigen Fragen entpuppen sich sehr oft “wir müssten mal”-Projekte als “halbgare Gehirnfürze” und entfallen. To-Do´s und Timings lassen sich somit viel leichter ableiten. Wenn Du diese “Wichtigkeit” klar in Deinem Unternehmen kommunizierst, dann hilft Du auch Deinen Kollegen wiederum ihre Aufgaben zu diesem Projekt “ins Verhältnis zu setzen”.

💡 Vorlage auf Miro Smarte Ziele
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Was wirklich wichtig ist: Beispiele für Kriterien

Was für Dein Unternehmen/ für Dich strategisch wichtig ist, ist naturgemäß sehr individuell. Damit wir uns diesem Thema besser nähern, werde ich hier mal ein paar Impulse setzen.

Kriterien, nach denen Du Projekte gewichten kannst, sind zum Beispiel:

  • Hat das Projekt einen echten (!) Nutzen für Deine Kunden?

  • Verschafft dieses Projekt Dir einen Vorteil gegenüber Deinen Marktbegleitern?

  • Verfügst Du heute über die notwendigen Ressourcen (Zeit, Personal, Know-How, Geld) für dieses Projekt?

  • Wirst Du das Projekt leiten? Hast Du eine Person im Team, die das Projekt leiten kann?

  • Bist Du der Stakeholder im Projekt? Oder gibt es weitere (versteckte) Stakeholder?

  • Haben wir alle Ressourcen im Haus? Brauchen wir externe Unterstützung?

  • Hat jemand bereits ein ähnliches Projekt realisiert und hätte es einen Mehrwert mit diesem als Partner zu kooperieren - statt aneinander vorbei zu arbeiten?

  • Wird sich das Projekt am Ende rechnen? Ist es eine Investition?

  • Wirst Du Teil eines positiven Teams und Umfelds sein #DontWorkWithAssholes

  • Wie wirst Du Dich fühlen, wenn dieses Projekt geschafft ist?

Hej... 🧢
Ein häufiger Fehler den wir machen, ist es, uns in einer ferner Zukunft zu vielen Dingen zu verpflichten. Wir denken, wir werden es irgendwie schaffen. Dann, wenn sich die Fristen nähern, erkennen wir, dass wir unser normales Leben aus dem Fenster werfen müssen, um es zu erledigen.

Ein bewährtes Werkzeug zum erfolgreichen, schnellen Priorisieren: Die Eisenhower - Matrix

Vom Eisenhower Prinzip hast Du sicherlich schon gehört:
Es ist ein einfaches Tool zur Priorisierung von Projekten und Aufgaben. Es hilft uns, zu visualisieren und zu entscheiden, worauf wir unsere Konzentration wirklich richten sollten.

Das Eisenhower Prinzip wird Dir zu einem besseren Zeitmanagement helfen. Dein Blick richtet sich dabei - neben der Produktivität - vor allem auf dDeine Effektivität. Du bekommst im Ergebnis eine schnelle Übersicht, welche Projekte & Aufgaben wirklich dringend sind. Ohne diese Klarheit arbeitest Du eigentlich “planlos” und unstrukturiert vor Dich her. 

Das Eisenhower Prinzip unterteilt in:

  • Dringende und wichtige Aufgaben =  müssen sofort erledigt werden
  • Nicht dringende und wichtige Aufgaben = sind zu terminieren und einzuplanen
  • Dringende und unwichtige Aufgaben = sind Aufgaben, die Du delegieren wirst
  • Nicht dringende und unwichtige Aufgaben / Projekte = gib diesen Aufgaben keine Beachtung #Zeitfresser

💡 Vorlage auf Miro: Die Eisenhower Matrix
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Sage Nein!

Verzettele Dich nicht in zu vielen “dringenden” Aufgaben

Es wird sie immer geben: Die dringenden und wichtigen Aufgaben und Projekte.

Prüfe: Wo lässt Du Dich von einer vermeintlichen Dringlichkeit täuschen und verzettelst Dich darüber in lauter Aufgaben, die nicht dringend sind?

Die Gefahr ist, dass Du die wirklich wichtigen Aufgaben - die, die Dich langfristig Deinen Zielen näher bringen - schleifen lässt oder nie angehst. Dein Ziel ist es, das in der Zukunft zu verhindern!

Dringende Aufgaben kommen häufig von außen, wenn unerwartete Probleme entstehen.  Der Faktor Verantwortlichkeiten entscheidet darüber, ob Du mit jedem dringlichen Thema mit im Boot sitzt oder ob Dein Team für Dich “rudert” und sich um unerwartete, dringliche Aufgaben kümmert. 

💡 Vorlage auf Miro: Realistische Zeitkontingente
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Dringende, nicht wichtige Aufgaben: Vorsicht vor dem “Hustle-Modus”

Der sogenannte Dringlichkeitseffekt frisst besonders viel unserer täglichen, kostbaren Zeit.

Ich spreche von den Aufgaben, die dringlich erscheinen aber nicht wichtig für das Erreichen Deiner Ziele sind. Oft handelt es sich um Aufgaben, die in unserer eigenen Priorität geringen Stellenwert haben oder Aufgaben, die andere für uns übernehmen könnten. Teilweise sind es Aufgaben, die an uns herangetragen werden und mit denen wir die Probleme der anderen lösen sollen.

Hier gibt es vier clevere Entscheidungswege: 

  1. Die Aufgabe ist dringend, nicht wichtig und ein anderer kann sie übernehmen, damit Du mehr Zeit für Deine wichtigen Aufgaben hast.

  2. Die Aufgabe ist dringend, nicht wichtig weil Du damit nur anderen einen Gefallen tust: Sage Nein oder setze zumindest Grenzen: Mache Deinem Gegenüber klar, wie viel Zeit Du für sie und die Aufgabe zur Verfügung hast.

  3. Die Aufgabe hat den bloßen Anschein, dringend zu sein ist aber nicht wichtig: Telefon, Social Media und alle Formen von Notifications haben oft den Dringlichkeitseffekt. Davor schützt Du Dich am besten und effektivsten, in dem Du Dir feste Zeiten einplanst, zu denen Du nicht erreichbar bist, um an Deinen wirklich wichtigen Aufgaben arbeiten zu können, ohne ständig unterbrochen zu werden.

  4. Und weil es so wichtig ist, lieber hier nochmal doppelt: Folge nicht den Prioritäten und Dringlichkeiten der anderen! Das Hamsterrad verlässt Du nur, wenn Du Deine Prioritäten und Dringlichkeiten klar hast und für sie felsenfest einstehst.
Prioritäten

Besonders wichtig ist es, dass Du Dich von allen Aufgaben mit bloßem Dringlichkeitseffekt nicht vereinnahmen lässt. Sonst wirst Du Deine Arbeitstage mit dem Gefühl abschließen, auf alles und jeden reagiert, jedoch zu keiner Sekunde in Dich und Dein Vorankommen  investiert zu haben. Kein schönes Gefühl und die Garantie, weiter im Hamsterrad des “Beschäftigt-seins” festzusitzen. 

Ausmisten: Nicht dringend & nicht wichtig: Das kann weg!

Zu dieser Art von Aufgaben möchte ich gar nicht so viel sagen nur soviel: Hier lauern die vielen Zeitfresser, die nur eins tun: Dich von der echten Arbeit abhalten! Denke das nächste Mal daran, wenn Du Dich wieder einmal selbst dabei ertappst, viel zu lange durch den Social Media Feed zu scrollen… Sei mutig: Sage nein!

“Eat that frog” - unbeliebte, dringende Aufgaben nicht weiter aufschieben

Das Aufschieben von (unbequemen) dringenden Aufgaben, für dessen Erledigung Du Dich selbst motivieren musst, ist ein quälender Stressfaktor. Das sind Aufgaben, die Du ständig im Hinterkopf hast, die Dich und Deinen Erfolg aufhalten und Dich unnötig viel Energie kosten. 

Steigt der Druck, geraten wir schnell in Momente, wo wir die Kontrolle über unsere verfügbare Zeit zu verlieren: Wir werden schlichtweg vom Tagesgeschäft erschlagen. Besser ist es, Du startest jeden Morgen mit einer der dringenden Aufgabe, die Dir besonders unliebsam oder lästig ist. 

Prioritäten

“Eat that frog” - erledige die häßliche Kröte!

Du nimmst Drive auf und kümmerst Dich um die dringende und wichtige Aufgabe, die Du sonst gerne aufgeschoben hättest. Alles was dann folgt ist immer einfach, denn die häßlichste Kröte hast Du bereits erledigt. Sieh es wie einen Muskel an, den Du täglich trainierst: Im Laufe der Zeit wird es Dir immer leichter fallen “Unangenehmes” anzusprechen und anzupacken.

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So erreichst Du Deine strategischen Ziele & Visionen: Konzentriere Dich auf zeitlich nicht dringende aber für Dich wichtige Aufgaben

Wenden wir uns den nicht dringenden aber wichtigen Aufgaben zu.
Das sind die Goldnuggets, die wir suchen. Viel zu häufig verschieben wir diese wirklich wichtigen Aufgaben und Projekte zugunsten von dringenden Aufgaben, die uns das Gefühl des “Hamsterrads” geben. Wir “hustlen”, löschen Brände, sind den ganzen Tag “dran” und haben doch nichts “Richtiges” umgesetzt.

Viel zu oft schlägt die Dringlichkeitsfalle (s.o.) zu: Wir geben unsere Energie in Aufgaben, die wir augenscheinlich als dringlich bewerten, sie uns selbst als dringlich einfärben, um eine Selbstrechtfertigung für unser Verzetteln zu haben oder die wir einfach nicht abgeben wollen, um die Kontrolle über sie zu behalten. Hier hilft es, wenn Du selbst ganz ehrlich zu Dir bist.

Gib den wichtigen Aufgaben und Projekten endlich den Stellenwert in Deiner eigenen Zeitbudgetierung, den sie verdienen. Schaffe Dir richtige und vollwertige Inseln für konzentriertes und ungestörtes Arbeiten! #DeepWork

Bedenke: Dies sind die einzigen Aufgaben, die das Potenzial haben das Du Dein Leben/ Dein Unternehmen in die Hand nimmst und transformierst.  

Seth Godin teilt mit uns die 2x2 Matrix, die eine weitere Sichtweise eröffnet auf das visualisierte Sortieren von vielen Projektmöglichkeiten bietet.

Seth schlägt vor instinktiv Projekte nach dem positiven Ergebnis und der “geratenen” Wahrscheinlichkeit des Erfolgs zu sortieren. Wie ich finde ist das auch eine gute Sicht auf eine komplexe Welt.

Prioritäten

Zusätzlich empfiehlt er, sich ein Portfolio an Projekten in den unterschiedlichen Bereichen der Matrix anzulegen, da nicht alle Projekte immer wirklich zum Erfolg führen.

💡 Vorlage auf dem Miro: Die 2x2 Matrix von Seth Godin
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3.
Definiere und vergebe Zeitbudgets

“Put your time, where your mouth is!”

Umsetzen

Tue es, anstatt nur darüber zu reden! Sorge dafür, dass Du Deine Absichten auch in die Tat umsetzt. Nur DU bist dafür verantwortlich, Deine Ziele zu verfolgen und zu realisieren. Gebe Dir selbst die wichtigen und notwendigen Kapazitäten, um wirklich vorwärts zu kommen. 

Meine Tipps für Dich:

  • Plane regelmäßig feste Zeitscheiben ein (zum Beispiel 3-4 Stunden am Tag X)
  • Arbeite im #DeepWork Modus und stelle in dieser Zeit ALLE Ablenkungen konsequent aus
  • Teile anderen mit, welche Priorität das konzentrierte und kontinuierliche Arbeiten an Deiner wichtigen Aufgabe für Dich hat, um einerseits transparent zu bleiben und andererseits Verständnis zu erhalten. 
  • Wende Dich immer nur einer Aufgabe nach der anderen zu und vermeide Multitasking und das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tasks. So behältst Du Deinen Fokus und Deine Gedankenkraft ganz bei der Sache und erzielst auf diese Weise das beste Ergebnis.

Lerne, Dich abzugrenzen ⇒ Lerne Dich auf eine Sache zu konzentrieren

Zu guter Letzt wirst Du von Deinem Unternehmen oder Deinem Umfeld keinen Applaus für die tollen Reden kriegen, die Du schwingst - unterm Strich wirst Du immer anhand Deiner vorzeigbaren Ergebnisse gemessen (hoffentlich). 

Digitale Kommunikation

Reminder:
Was von allem musst Du
WIRKLICH selbst tun?

Verstehe, dass Deine wichtigen Aufgaben - die, die Du nach Wichtigkeit mit hoher Priorität bewertet hast - die einzigsten Aufgaben sind, die Dich effektiv Deinen Zielen näherbringen. 

Mache Dir klar, dass es sich bei den wichtigen Aufgaben und Projekten um die handelt, die ein lohnenswertes Ergebnis beinhalten, wenn Du sie umsetzt. 

Bei Deinen wichtigen Aufgaben und Projekten konzentrierst Du Dich nicht darauf, Probleme zu lösen und Brände zu löschen sondern auf Deine Chancen, Deine Weiterentwicklung und Deine Möglichkeiten. Wenn Du Deinen wichtigen Aufgaben und Projekten volle Aufmerksamkeit schenkst und Dir feste und längere Zeitscheiben für die Planung und Arbeit im Projekt fest im Kalender notierst, verabredest Du Dich damit mit Deiner erfolgreichen Zukunft. 

Verbringe die meiste Zeit mit Deinen
als wichtig priorisierten Aufgaben

...um wirklich vorwärts zu kommen. Feste Zeiten ohne Ablenkung für Deine wichtigen Aufgaben und Projekte werden gleichzeitig dazu führen, dass Du Dich weniger häufig in Dringlichkeitsfallen wiederfinden wirst.

Steckst Du nämlich genug Zeit und Energie in sehr gute und effektive Projektplanung und Steuerung - klärst Du die Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Ziele - werden in Folge dessen viel weniger “Brände” entstehen. Weil Deine Projekte durchdacht und zeitlich realistisch terminiert sind. Weil Du täglich daran arbeitest und weil jeder im Projekt genau weiß, was seine Aufgaben und To-Do´s sind, damit das Projekt reibungslos läuft.

 

Setze Dir klare Fristen 🏁

Damit Du Dinge nicht vor Dir herschiebst oder mal wieder zugunsten anderer “wichtiger” Aufgaben ausfallen lässt hilft nur eins: Fristen. Du musst mit Dir selbst verhandeln. Was ist die nächste wichtige Aufgabe und bis wann möchtest Du sie erledigt haben. Ohne Fristen fehlt Dir vielleicht der notwendige “Druck”, wirklich umzusetzen. Fristen helfen Dir auch, Deine Zeiten zu kalkulieren und zuzuordnen und smarte - das T steht für =(terminiert) Ziele zu benennen.  

 

Berücksichtige den Aufwand 👌

Um nicht in das Gefühl zu kommen, ständig im Rückstand zu sein ist es sehr wichtig, dass Du realistische Zeitbudgets vergibst. Falsche Erwartungen an Dich selbst helfen Dir nicht weiter. Sei ehrlich zu Dir selbst und bewerte Aufwände korrekt.

 

Plane Puffer ein ⏸️

Du brauchst noch Zeit um zu atmen. Und für alles Unvorhergesehene. Es wird immer etwas "aufploppen", was wirklich dringend ist und Deine Aufmerksamkeit braucht.  Puffer geben Dir Spielraum, Deine Zeit nicht zu eng dafür aber möglichst realitätsnah einzuplanen.

Auch wenn mir klar ist, dass ich damit gegen “Startup-and-hustle-CODEX” verstoße: Ich glaube fest, dass Du nur 80% Deiner Arbeitszeit verplanen darfst, damit Du immer noch etwas Luft hast, um flexibel auf die Realitäten der Welt um uns herum zu reagieren.

Projekte steuern & managen -Was pro Projekt klar sein sollte:

  • Klare Ziele
  • In welchem Modus arbeitet das Projekt gerade? 
  • Wo sind die Aufgaben für das Projekt definiert? 
  • Gibt es einen regelmäßigen Statusreport ? Wenn ja - in welcher Form? 
  • Wie kommuniziert das Projekt und wo? 
  • Wo ist die #SingleSourceOfTruth dazu? 
  • Rollen& Ressourcen
    • Kennst Du wirklich alle Stakeholder? 
  • Budget
  • Erwartungen
  • Zeitrahmen
  • Bedeutung für das Unternehmen

Projektvorlage

Vorschau auf die Projektvorlage für Dich.

Prioritäten

💡 Vorlage auf Miro: Die Projektvorlage
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…das ist nur ein Muster - passe es auf Deinen/Euren Bedarf an! Nicht immer, muss jedes Feld ausgefüllt sein – jedoch ist es sinnvoll zu mindestens auf diese Punkte zu achten.

4. #PrioritätenLeben

Lebe Deine Prioritäten!

Und damit meine ich: stehe hinter ihnen und für sie ein.
Nur so werden sie wirklich zu Deinen Prioritäten.

Niemand anderes wird dies für Dich tun.

Mein Tipp 📑

Stelle Dir vor, wo Du in einem Jahr, in fünf Jahren, in zehn Jahren stehen wirst - wie wirst Du Dich fühlen? Wo und in welchem Zustand möchtest Du Dich selbst gern zu diesem Zeitpunkt wiederfinden? Frage Dich, worauf Dein zukünftiges Ich gerne zurückblicken möchte. Was möchtest Du erreicht haben, was wird Dich stolz machen und was würdest Du bereuen, wenn Du es Kraft Deiner Zeit und Mittel jetzt nicht tust und angehst?  

Visualisiere Deine Vision und Ziele, die Du mit Deinen Prioritäten verfolgst

Tja - und eigentlich sollten sich alle Deine Projekte aus einer Pyramide der #Klarheit ableiten. Das heißt, wenn Du Dein “Warum” (“Hallo Simon Sinek”) kennst, wird es Dir viel leichter fallen, das “Wie” abzuleiten.
Ich stelle dies jedoch mit Absicht in diesem Teil nach hinten, da ich davon ausgehe, dass viele von Euch, die sich zu Beginn mit #DigitalerDenke beschäftigen in einem “real world”-Kontext unterwegs sind, in dem es halt schon viele existierende Projekte gibt und diese gilt es halt zu ordnen, teilweise auch zu pausieren oder sie sind direkt etwas für die Tonne.

💡 Vorlage auf Miro: Die Pyramide der Klarheit
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Sprich über Deine Prioritäten und Kapazitäten

Teile und aktualisiere Deine Prioritäten mit den Kollegen und Kolleginnen, die sie kennen müssen. Je transparenter und offener Du die anderen mitnimmst, desto mehr wirst Du Verständnis und Rücksicht ernten. Desto eher wird Dir “der Rücken freigehalten”.

Es geht um klare Arbeits- und Rollenverteilung und die Antwort auf die Frage: “wer macht was”. Es geht um Erwartungen.

Sprecht darüber. Erkläre Dich und Deine Prioritäten. Das kann einen positiven Sogeffekt haben: Dein Team erkennt darin Deine Haltung, Deine Willenskraft, Deine Ziele, die Vision, die Du (und ihr gemeinsam) mit dem Unternehmen verfolgt. Je klarer Du bist, desto mehr Sicherheit strahlst Du aus. Desto glaubwürdiger und motivierender ist die Strahlkraft Deiner Haltung. Das hat Einfluss auf die Stimmung und den Einsatz aller. Du gehst voran und nimmst alle mit. 

Prioritäten

Fazit

  • Um in diesen wilden und immer schnelleren Zeiten des Wandels und der Digitalisierung Klarheit zu halten, brauchst Du zwingend die Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können.

  • Je klarer Deine Prioritäten sind, desto kraftvoller wirst Du umsetzen und Dein Unternehmen sinnerfüllt und strategisch klug lenken. Du priorisierst damit die erfolgreiche Zukunft Deines Unternehmens.

  • Gib Dir und Deinem Team die Klarheit und Durchsetzungskraft und steigere darüber Deine Effizienz und Führungsqualitäten. Ein erster und elementar wichtiger Schritt um die #DigitaleDenke fest in die DNA Deines Unternehmens zu verankern. Ich wünsche Dir viel Erfolg beim Umsetzen!