Ups...
DIGITAL & asynchron
geht das anders!
Hallo Hallo - bist Du vielleicht gerade über einen Fallstrick der digitalen Kommunikation gestolpert?
Und wie ist es nur möglich, Dich endlich von den vielen, unstrukturierten Anrufen, Push-Notifications und den ellenlangen Sprachnachrichten zu befreien???
(Oder möchtest Du vielleicht einem Gesprächspartner einen liebevollen Hinweis geben, wie er sich zukünftig smarter verhält und ihr besser zusammenarbeiten könnt?)
Ich gebe Dir die Antworten, die Du gesucht hast.
Lerne, wie Du
Lesedauer: 7:15 Minuten
Autor: Reimar Kosack
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#NewWorkNewRules
Wie wir zukünftig digital und asynchron kommunizieren um uns Freiräume für konzentriertes Arbeiten schaffen
Das digitale Zeitalter und der Wandel verändert, wie wir uns begegnen und kommunizieren. Ist Dir bewusst, dass die neuen Möglichkeiten auch neue Regeln mit sich bringen? Wir Menschen neigen dazu, unser vertrautes und eingeübtes Verhalten beibehalten zu wollen. Neue Anwendungen funktionieren damit aber (oft) nicht.
Eins steht fest: Digital ist nicht analog - und analog ist nicht digital: Wir müssen unsere Kommunikation neu denken. Digitale Kommunikation ist ein neuer Raum, mit neuen - ganz eigenen - Regeln.
Ein bisschen kannst Du es Dir vorstellen, wie die Reise in eine fremde Kultur: Es gibt Sitten und Gebräuche, die Dir zu Beginn fremd erscheinen, vielleicht auch ein wenig „ruppig“.
Wenn Du sie kennenlernst und die Veränderung zulässt, wirst Du Dich schnell und sicher zurechtzufinden und Dich sinnvoll einbringen können. Diese neue Form der asynchronen Kommunikation wird Dir viel Freiheit geben.
Es ist an der Zeit altes Verhalten hinter uns zu lassen
Wie sprechen wir digital miteinander und gestalten unseren Austausch so, dass wir einerseits alle Chancen nutzen und andererseits sinnvolle Strategien entwickeln, uns von der ständigen Erreichbarkeit zu lösen und dabei ein höfliches Miteinander, Verbindlichkeit, Klarheit und Fokus wahren?
Diese Ressource wird Dir hilfreiche Tipps und Strategien geben, wie Du Kommunikation neu denkst. Lerne, wie Du den digitalen Austausch so gestaltest, dass er Dich befähigt die Informationsflut easy in die richtigen Bahnen zu lenken und Du die Tools FÜR Dich arbeiten lässt anstatt Dich zu verzetteln.
INHALT
-
1. Grenze Dich ab!
Strategien, um die ständige Erreichbarkeit zu stoppen
-
2. #iCallYou
Warum Du in Zukunft besser nicht mehr angerufen werden kannst
-
3. HELL-o
Sprachnachrichten, direkt aus der Hölle
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4. let´s talk digital
Digitale Sprach-Netiquette & Fallstricke der Digitalen Kommunikation
-
5. Eliminiere die Zeitfresser
...und mache Dir die Digitalen Tools zu Helfern in Deinem Alltag
1.
Grenze Dich ab!
Strategien, um die ständige
Erreichbarkeit zu stoppen
Raus aus dem Hamsterrad
Voll Speed digital? In einer Welt der ständigen Erreichbarkeit ist es plötzlich ein wichtiger Skill geworden sich abzugrenzen. Wir können nicht einfach die alten Regeln 1:1 übernehmen.
Die digitale Connection besteht 24/7 - immer und überall können wir online gehen, Push-Notifications erhalten, angerufen werden und erreichbar sein. Dabei werden wir ständig in unseren Gedanken unterbrochen und abgelenkt. Wenn wir keine Grenzen setzen, wird uns die Welle der eingehenden Nachrichten schnell überfluten.
Sich abgrenzen können wird zur Schlüsselkompetenz
Es liegt in unserer Verantwortung, wie wir mit unserer Zeit und unseren Ressourcen umgehen und sie sinnvoll einsetzen. Wir können selbst entscheiden, wann wir für wen erreichbar sind. Setze ab sofort sinnvolle Strategien ein, um zeiteffektiv und pragmatisch mit Deiner Erreichbarkeit umzugehen und lerne abzuschalten.
Löse Dich vom Zwang der permanenten Erreichbarkeit
„Wer immer offen ist, ist nicht ganz dicht!" Ständige Erreichbarkeit verursacht Stress. Gib Dir selbst das ok, nicht immer erreichbar oder ansprechbar zu sein. #JoyOfMissingOut - die bewusste Freude etwas zu verpassen - kann ein effektiver Schlüssel dazu sein. Die modernen Tools und Möglichkeiten bieten Dir gleichzeitig die Chance, dabei höflich zu bleiben und eingehende Anrufe oder Nachrichten zu kanalisieren und zeitversetzt darauf zu reagieren. Ich bin mir sicher in Deinem Job wirst Du an Deinen Ergebnissen gemessen und nicht ob Du auf jede Textnachricht in 60 Sekunden antwortest 🙂
Schaffe Dir Inseln für kontinuierliches Arbeiten
Mache Dir bewusst, wie häufig Du von Notifications, Anrufen oder Sprachnachrichten unterbrochen wirst und schalte Dein Smartphone und Benachrichtigungen bewusst aus, wenn Du konzentriert arbeiten möchtest.
Wähle für Dich feste Zeiten, zu denen Du ohne Ablenkung und völlig ungestört an einem Stück Deinen wichtigen und dringenden Aufgaben nachgehen kannst.
Wann hast Du das letzte Mal vier Stunden am Stück an einer Sache konzentriert gearbeitet?
Wann hast Du das letzte Mal vier Stunden am Stück an einer Sache konzentriert gearbeitet?
2.
#iCallYou
Warum Du in Zukunft besser nicht
mehr angerufen werden kannst
Die Macht der digitalen Ablenkung ist allgegenwärtig. Kenne ich auch. Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit, digital und zeitversetzt zu kommunizieren. Das verändert, wie wir mit eingehenden Anrufen und unserem Austausch im allgemeinen umgehen können.
Telefonate und Gespräche smart planen und steuern
Für das Telefon gilt: Wenn Du wirklich konzentriert arbeiten möchtest, dann schalte das Telefon ab oder aktiviere den Flugmodus!
Denn...kennst Du das? Ständig klingelt das Telefon.
Und kennst Du immer den Anrufer und den konkreten Anlass des Telefonats? Muss das Gespräch wirklich jetzt sein? Du weißt es nicht.
Du nimmst den Anruf an...und spätestens ab diesem Moment beginnt Dein Dilemma: Ab jetzt ist Dein Fokus nicht mehr bei Deinem eigentlichen Tun sondern beim Gespräch.
Das Problem: (ungeplante) Anrufe sind große Zeit- und
Produktivitätsfresser
Unsere Smartphones unterbrechen uns zu häufig und verhindern, dass wir einen Gedanken in Ruhe zu Ende denken können: Wenn Du jeden Anruf, der bei Dir eingeht, annehmen würdest - wie viele Stunden am Tag wärst Du nur noch mit telefonieren beschäftigt?
Machen wir gerne gemeinsam eine kleine Rechnung auf: Wir gehen davon aus, an einem Arbeitstag im Durchschnitt 10 eingehende Anrufe zu erhalten. Nehmen wir an, jeder Anruf würde im Schnitt 15 Minuten dauern. Das würde bedeuten wir würden rund 150 Minuten - 2,5 Stunden - am Tag am Telefon hängen. Ungewollt und ungefragt!
Selbst nach mehreren Stunden am Schreibtisch kommt dann das Gefühl auf, nichts wirklich geschafft zu haben: immer wieder wurde die Arbeit durch Anrufe, Notifications und andere Ablenkungen unterbrochen - das Gefühl von Unproduktivität und Unzufriedenheit folgt meist unmittelbar. Hinzu kommt, dass mit jeder Unterbrechung auch der gute Arbeitsflow weg ist und Du erneut einiges an Zeit brauchen wirst, um zurück in den guten Zustand der Konzentration zurückkehren zu können.
Die Lösung: Du kannst nicht angerufen werden!
Statt zu kapitulieren muss eine Lösung her. Pragmatisch und effektiv. Wirst Du noch angerufen oder rufst Du bereits an?
Was ich damit meine: Wir entscheiden uns bewusst, ungewollte und unterminierte Anrufe nicht mehr anzunehmen und stattdessen eine freundliche Mailboxansage zu hinterlegen, die genau das kommuniziert und eingehende Anrufe clever kanalisiert.
Die Mailboxansage
Du glaubst es nicht?
Überzeuge Dich gern selbst: 0171 99 38 09 1
Vielleicht ist das auch für Dich der erste Schritt zur zielgerichteten Kommunikation?
Dann lade Dir eine neutrale und unpersonalisierte Version der
Mailbox-Ansage herunter - ich schenke sie Dir:
Be kind even if you are not available - Bleibe höflich und zeitversetzt erreichbar
Ich finde das ist ziemlich smart. Denn bedenke: Nicht angerufen werden zu können schließt ja die Möglichkeit nicht aus Dich trotzdem zu kontaktieren und eine Nachricht hinterlassen zu können.
3.
#HELL-O
Sprachnachrichten, direkt aus der Hölle
Sprachnachrichten sind ineffektiv und Zeitfresser.
Sie sind oft viel zu lang, es hält unnötig auf sie alle abzuhören, der Informationsgehalt ist meist gering und die eigentliche Botschaft hätte vermutlich auch auf ein Post-it gepasst. Als Empfänger können wir weder erwidern, noch einhaken oder eine Nachfrage stellen.
Kille die Voicebox! Du brauchst sie nicht.
Die Tatsache das Du eine Voicebox hast, erweckt beim Gegenüber die Erwartung, dass Du jede Nachricht zeitnah hörst und unmittelbar reagieren wirst. Das wird für Druck bei Dir und für Enttäuschung beim Gegenüber sorgen. Du wirst viel Zeit mit abhören und beantworten verbringen!
Bedenke: Die Voicemail /die Sprachnachricht verlagert die Last des Handelns auf Dich als Empfänger, selbst wenn Du den Kontakt nicht initiiert hast.
Stoppt die Sprachnachrichten
Bitte quäle Dein Gegenüber nicht mit Sprachnachrichten - sie sind nur für Dich als Sender bequem: Es fällt nicht schwer, einfach auf Aufnahme zu drücken, ohne Widerspruch drauflosreden und den minutenlangen Monolog dem Empfänger ungefragt zuzusenden.
5 Minuten
Sprachnachricht
= gefühlt
5 Stunden Echtzeit
4.
let´s talk digital
Digitale Sprach-Netiquette & Fallstricke der digitalen Kommunikation
Damit die digitale Kommunikation reibungslos funktioniert, darfst Du Dein bisheriges Verhalten an die neuen Gegebenheiten anpassen. Es ist zum Beispiel ok, wenn Du Dich kurz gefasst hast - das ist nicht unhöflich. Sei dafür glasklar - denn empfangen werden nur Deine geschriebenen Worte.
Diese Tipps werden Dir helfen die Fettnäpfchen, die auf Dich warten zu umgehen und die neuen Errungenschaften für Dich zu nutzen:
Nutze den richtigen Kanal, in den Du Deine Nachricht sendest
E-Mail, Einzel- oder Gruppen-Chat? Im Messenger oder dem digitalen Kommunikationstool?
Welche Nachricht in welchen Kanal am besten gesendet wird, ist abhängig vom Inhalt und dem Ziel der Botschaft. Der Team-Chat kann einen Großteil der Kommunikation im gemeinsamen Austausch übernehmen. Alle im Team können den Chatverlauf jederzeit einsehen und die Kommunikation nachvollziehen. Der Austausch kann immer wieder aufgenommen und fortgesetzt werden.
Formuliere knackige, glasklare Botschaften
Komme auf den Punkt, sei klar und unmissverständlich (und lieber ÜBERdeutlich).
Sage gern Hallo, gib Kontext und stelle gleichzeitig Deine Frage oder nenne Deine Information. Dein Gegenüber möchte immer wissen, worüber Du mit ihm reden möchtest.
Sei überdeutlich - digital kann keiner Deine Zwischentöne verstehen
Ohne Mimik, Gestik und Tonfall funktionieren Ironie und Humor meist schlecht. Im digitalen Austausch kommt es schnell zu Missverständnissen oder wir rätseln, wie etwas gemeint war oder was uns gesagt werden will.
Ungenauigkeit ist darum ein Graus und schnell werden Nachrichten fehlgedeutet oder ein Ton wird herausgehört, der eigentlich gar nicht da ist. Emojis können uns helfen, unseren Nachrichten 👉🏻 ✉️ eine emotionale Färbung zu verleihen. 😀
„How to start a conversation”
Niemand wird wissen was Du möchtest, wenn Du einfach nur ein „Hallo” in den Chat sendest und weiter nichts. Starte gerne mit Hallo aber füge auch direkt an, worum es geht und was Du mitteilen möchtest.
#ThinkAboutYourAnswer
Nimm Dir die Zeit, kurz nachzudenken um eine gut ausformulierte Frage zu stellen oder pragmatische Antworten zu geben. Du gibst damit allen Beteiligten im Chat einen höheren Mehrwert.
Halte Kontext mit Threads oder der Antworten-Funktion
Ein Chatraum mit vielen Teilnehmern kann schnell unübersichtlich werden. Beziehe Dich bei Deiner Antwort konkret auf die Frage, in dem Du beispielsweise einen Thread startest oder die Antworten-Funktion im Whatsapp- oder Facebook-Chat wählst. So kann die Konversation besser nachvollzogen werden und es bleibt übersichtlich.
Unterscheide zwischen fyi und Nachrichten @mentions
Tagge im Chat nur die Personen, die Du mit Deinem @ konkret zu einer Antwort oder Handlung auffordern möchtest und formuliere Deine Bitte mit dem Adden kurz und bündig.
Bedenke: Wenn Du 5 Personen taggst und nichts Verbindliches schreibst, wird keiner wissen, wer gemeint ist und wer was zu tun hat. Am Ende passiert dann nämlich gar nichts.
Wenn Du informieren möchtest, dann nutze „fyi”: Damit gibst Du an, dass die Personen Deine Nachricht nur zur Kenntnis nehmen möchten, aber weiter nichts unternehmen müssen.
5.
Eliminiere die Zeitfresser
...und mache Dir die digitalen Tools zu Helfern in Deinem Alltag
Deine Zeit ist ein wertvolles Gut. Setze sie ab sofort clever ein! Wie das geht? Das sind meine Tipps:
Werde Dein eigener Timekeeper
Teile Deine Zeit sinnvoll ein. Du hast nicht unendlich viel davon. Berücksichtige, wann Du am produktivsten bist und nutze zum Beispiel die #GettingThingsDone-Methode, um effizient und produktiv zu arbeiten. Vermeide jede Form der Ablenkung.
Plane Deine Zeit für die aktive Kommunikation
Richte Dir feste Zeiten ein, zu denen Du erreichbar bist und die Du für aktive und direkte Kommunikation nutzen möchtest. Jetzt kannst Du Deinen Fokus auf Mails, Reaktionen im Chat oder verabredete Gespräche richten.
“Können wir einen Termin machen?” - Verabrede Dich zu Gesprächen
Terminiere alle Deine Telefonate und (digitalen) Meetings, um ganz Ohr zu sein und Dich auf das Gespräch konzentrieren zu können. Ein Gespräch mit Ziel und Struktur zu einem fest terminierten Zeitpunkt macht Sinn. Frage im Vorfeld nach der voraussichtlichen Dauer des Gespräches und worum es geht ⇒ setze eine Agenda.
Lerne #AsynchroneKommunikation lieben
Digitale Kommunikations Tools wie Microsoft Teams (buuuuh) oder Slack (yeaaaaah) ermöglichen uns den Zeitzonen- und länderübergreifenden Austausch in Echtzeit und die asynchrone Zusammenarbeit. Die verteilten (Remote-)Teams können ein schnelles und verbindliches Tool nutzen. Das gibt uns ganz andere Möglichkeiten, den Respekt vor der Konzentration des Anderen zu wahren und gleichzeitig alle Informationen liefern und Fragen stellen zu können. Du darfst zeitversetzt antworten. Das gibt Dir Freiheit und Flexibilität. Du wirst nicht ungewollt unterbrochen und unterbrichst niemanden ungewollt. Was für ein Segen!
Nutze ein Termin Buchungstool auf Deiner Website.
Zum Beispiel calendly. Wenn Du es mit Deinem Kalender synchronisiert, hast Du ein super Werkzeug an der Hand, offene Zeitfenster zur Kommunikation digital bereitzustellen, die Anderen die Möglichkeit bietet, ein Gespräch mit Dir zu vereinbaren.
Wenn schon synchron: Dann will ich Dich auch sehen.
Nutze direkt Video Calls: Sie sind viel persönlicher, fördern den Fokus und Du hast bei Bedarf sogar die Möglichkeit, einen Bildschirm zu teilen oder einen Link im Video-Chat zu senden. Gleichzeitig bekommst Du ein Gefühl dafür, ob Dein Gegenüber bei Dir ist oder nebenher noch E-Mails bearbeitet oder seinen Status auf Facebook aktualisiert. Plattformen wie Jitsi, Zoom oder Google Meet geben Dir die Möglichkeit dazu.
So wenig Meetings wie möglich - und wenn effektiv.
Überlege, wo es wirklich ein Meeting braucht und ob ihr es auch digital abhalten könntet. Reduziere dabei auch überflüssige und unproduktive Besprechungen und entscheide Dich für Meetings mit klarer Agenda, fixem Timing und vordefinierten Zielen. Übrigens für ein „Lass uns doch mal reden“-Meeting ist immer „Nein“ die richtige Antwort. Ein gutes Meeting hat immer (!!!) eine Agenda. Wenn nicht - lehne es ab, daran teilzunehmen!
Und - muss ein Meeting immer ne Stunde lange sein? 20 Minuten reichen oft aus. Oder zehn. Habe ich selber schon erlebt.
Möchtest Du Dein Unternehmen ins nächste Level bringen und echte #DigitaleDenke für Dich nutzbar machen ?
Wünschst Du Dir einen aktiven Partner für den Austausch - für die Strategie ?
Ich helfe Dir dabei. Lass es uns direkt anpacken. Vereinbare jetzt Deinen Termin mit mir und ich nehme mir Zeit, damit wir über Dein Anliegen sprechen können.