Kapitel 02

Raci Matrix

Performante Teams mit RACI

Aufgaben & Verantwortlichkeiten im Unternehmen unmissverständlich
planen & kommunizieren

RACI
Reimar Kosack

Lesedauer: 12 min
Autor: Reimar Kosack
Artikel hören: coming soon

RACI-Matrix Einleitung

In diesem Kapitel der #DigitalenDenke gebe ich Dir einen wertvollen Leitfaden, mit dem Du die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Deinem Unternehmen sinnvoll definierst. 

Lerne, warum das so wichtig ist und wie DU mithilfe der RACI-Matrix die Teameffizienz steigerst. 

Du erhältst ein kraftvolles und wirksames Tool als digitale Vorlage. Gleichzeitig zeige ich Dir, wie Du auf diesem Weg die so wichtige und absolute Klarheit und Transparenz im Team herstellst. 

Denn nur wenn sprichwörtlich geregelt ist, wer wo “den Hut auf hat” (und welcher Hut das gerade ist), werdet ihr kraftvoll umsetzen können; werden Missverständnisse und Unsicherheiten wirksam beiseite geräumt. 

Machen ist wichtig - Klarheit auch!

Sorge mit glasklar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten für mehr “Durchsatz” in Deinen Projekten und zufriedene Mitarbeiter:innen, die genau wissen, was von ihnen erwartet wird.  

Werde zum/zur digitalen Leader:in und nutze das Wissen des Artikels. 

Viel Spaß beim Lesen und Erfolg beim Umsetzen.

RACI Widmung
Digitale Denke

#DigitaleDenke | Kapitel 02

Mit der RACI-Matrix
Aufgaben & Verantwortlichkeiten im Unternehmen unmissverständlich planen & kommunizieren

1. Glasklare Rollen für Dich und Dein Unternehmen -

Warum das wichtig ist.

Umsetzungskraft dank #Klarheit

Ein großer Teil des Erfolges Deines digitalen Unternehmens hängt von der Schlagkraft und pfiffigen Intelligenz ab, mit der Dein Team Tag für Tag die Aufgaben, die sich aus der Strategie ableiten, wirklich umsetzt. 

Deine Kunden interessiert oftmals der Output Deines Unternehmens und selten wie toll und strategisch ihr intern plant, “in 5 Jahren etwas am Markt zu haben”. 

Deine gut ausgebildeten Mitarbeiter:innen dürfen effizient aber auch mit viel Freude dabei sein und sich trotz der Komplexität der digitalen Welt sicher und wohl im Unternehmen fühlen. 

Gib ihnen als starke:r Leader:in klare Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten

...und mit diesen die Chance, schnelle Entscheidungen zu treffen, ihre volle Handlungsfähigkeit zu entfalten und damit das Leistungsvermögen des Unternehmens in Form von messbaren Ergebnissen (Deliverables) zu steigern. 

Als digitaler Unternehmer bzw. als digitale Unternehmerin liegt es in Deiner Verantwortung, Deinem Team auf diesem Weg die notwendige Basis und sichere Grundlage zu geben, damit es “einfach rund läuft”.

RACI - Seneca

Mein Tipp 📑

Lasst keinen Raum offen für Interpretationen oder Fehl-Verortungen. Schafft gemeinsam die Grundlage und klare Absprachen für die Zusammenarbeit. 

Schafft Verständnis über Erwartungen und sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten.

Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind essentiell wichtig

  • Nur wenn es in Deinem Unternehmen klar definierte Rollen mit den dazu benannten Aufgaben und Verantwortlichkeiten gibt, wird Dein Team sein volles Potenzial entfalten.

Implementierst Du dies nicht - ergibt sich oft ein “Task-PingPong”. Aufgaben werden nicht zeitnah erledigt oder gammeln rum. 

  • Nur wenn Du als Leader:in diese wichtige Klarheit vorgibst, werden Deine Mitarbeiter:innen motiviert und mit viel Einsatz bei der Sache sein. 
  • Du legst einen wichtigen Grundstein, Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu halten und die Zufriedenheit aber auch das Leistungsvermögen zu fördern.

Stichwort: Gegenseitige Klarheit und Wertschätzung über Erwartungen.

  • Ungeklärte Aufgaben und Verantwortlichkeiten führen im schlimmsten Fall zu liegengebliebenen Projekten, Einschränkung des vollen Leistungsvermögens aber auch zu einer Art “Last” für Deine Mitarbeiter:innen.

Mit Fragezeichen vor der Stirn fehlt Sicherheit richtig priorisieren zu können.
Es lässt sich schwieriger umsetzen und in den notwendigen Workflow eintauchen.
Hier ist auch viel Dein eigenes Rückgrat und eine klare Haltung gefordert!

  • Keine Ausreden mehr - Mit Klarheit der Zuständigkeiten ist selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten möglich. Deine Mitarbeiter:innen sind jetzt wirklich in der Lage, Verantwortung zu übernehmen.

Hej... 🧢
Dein Team gerät ins Stolpern, wenn Unklarheit herrscht, wer wofür zuständig ist!
Du bist dafür verantwortlich, für die notwendige Klarheit zu sorgen, damit alle konzentriert und produktiv umsetzen können. 

RACI
Prioritäten

Zu Deinen Führungsaufgaben gehört es, einmal grundlegend zu hinterfragen, ob die bisherigen Verantwortungsbereiche Deiner Mitarbeiter:innen auch klar definiert worden sind. Es ist erschreckend, wie oft diese wichtige Basis im Unternehmen NICHT vorhanden ist und infolgedessen zu sehr viel “Sand im Getriebe” führt. 

Starre Organigramme haben ausgedient

Damit Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten flexibel und anpassbar gestaltet werden können, gilt es auch, einen Teil der Hierarchien abzubauen und das Team durch gut verzahnte “Netzwerke” miteinander zu verbinden. 

Das klassische Organigramm mit seiner Top-Down-Struktur und den alten Entscheidungssystemen passt schlecht zu flexiblem und entscheidungsfreudigen Handeln.

Dein Unternehmen braucht die Fähigkeit, sich schnell an das dynamische Umfeld und die neuen Bedingungen der #VUCA Welt anzupassen und entsprechend darauf zu reagieren. 

Anforderungen verändern sich ständig: Neue Technologien, neue Standards, neue Kundenbedürfnisse führen automatisch zu neuen Aufgaben und Prozessen. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten müssen sich entsprechend schnell und zielführend anpassen.

Goodbye Stellenbeschreibung

Die klassische Stellenbeschreibung und absurde Jobtitel, die man auf Visitenkarten vorfindet, ergeben in der Praxis meist nur wenig Sinn.

Mit ihnen geht einher, dass eine Job Position in Deinem Unternehmen fix festgeschrieben und an eine Person gebunden ist. Die Person wird anhand der Stellenbeschreibung eingestellt und hat fest definierte Aufgaben zu erledigen. 

Das Problem:

Die Definition für die Stellenbeschreibung stimmt evtl. nur für einen einzigen Moment - und zwar wenn die Stellenanzeige geschrieben wird.

Schon direkt danach bräuchte es in dieser #VUCA Welt eine Justierung. Mit dieser eher statischen Methode wird also leider jede Möglichkeit auf Flexibilität eingeschränkt. 

Wir brauchen heute Systeme, die Verantwortlichkeiten klarer (und wenn benötigt: granularer) regeln und visualisieren.

Von “das ist nicht mein Aufgabenbereich” bis hinzu “das geht die Person nichts an”, bringt die Stellenbeschreibung Abgrenzung und Silodenken mit sich. 

Statt gemeinsam Probleme zu lösen, sorgt dieses Modell im schlimmsten Fall zu Abteilungs- und Machtkämpfen, einem Gegeneinander statt Miteinander sowie wenig Mitdenken - und das innerhalb des eigenen Unternehmens. 

Darum: 

RACI
Prioritäten

“Stellenprofile” sind eher aus klar definierten Aufgaben und Rollen zusammenzusetzen und nicht aus künstlichen Namen, die auf Visitenkarten gedruckt werden.

Das Erfolgsgeheimnis performanter Teams in der digitalen Arbeitswelt

Schnell, schneller, VUCA.

So oder so ähnlich könnte man das digitale Zeitalter beschreiben. 

Wenn unsere Zeit immer knapper, die Ablenkungen immer größer, die Anforderungen breiter und die Komplexität höher wird, rettet uns einzig und allein #Klarheit hindurch. 

Fehlt diese, verlieren wir den Überblick. Ein Teil unserer Tatkraft frisst die Suche nach Klarheit und das dadurch entstehende “Vakuum” auf. 

In Deinem Unternehmen heißt das, dass Projekte schleppender laufen. Dass Mitarbeiter:innen frustrieren oder verzweifeln, weil ihnen niemand klar vorgibt, was von ihnen erwartet wird. 

Führung bedeutet, glasklar zu sein.

Eine gute Formel: Klarheit + Deutlichkeit x Transparenz = Erfolg im Projekt!

Es ist sehr wichtig, Aufgaben zu benennen und fix zu regeln, wer zuständig und wer alles beteiligt ist. Damit befähigst Du Dein Team, sich voll auf das Projekt zu konzentrieren und jegliche Unsicherheit abzubauen. 

Mit dieser Klarheit in Aufgaben und Verantwortlichkeiten kannst Du Dein Team mit bestem Gewissen auch über die Distanz führen: Weil jeder genau weiß, was er zu tun hat und “den Laden am Laufen hält”.  

RACI

2.
RACI Matrix - So klappt es

Ein mögliches Modell, um die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu visualisieren.

Wer ist wofür verantwortlich?

Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass es viel zu tun gibt, es in der Regel die Organisation mehrerer Beteiligter im Projekt bedarf und das es dafür bestenfalls einen Überblick für alle braucht.

Aufgaben oder Aufgabenbereiche werden dabei den unterschiedlichen Rollen des Projektes zugeordnet. 

RACI 💡

  • Die RACI Matrix gibt die notwendige Klarheit und Übersicht innerhalb des Projektes.
  • Sie zeigt auf, wer im Projekt welche Rolle innehält
  • Sie visualisiert die Beteiligten und Verantwortungen übersichtlich.
  • Die Kommunikation verbessert sich, wenn Rollen geklärt sind.

Hej... 🧢
Disclaimer: Von der RACI-Matrix gibt es gefühlt hunderte Varianten… Siehe https://de.wikipedia.org/wiki/RACI#Varianten
– jetzt geht es mir jedoch darum, dass wir anfangen können. Also schaut Euch doch bitte hier weiter um, dann könnt ihr gerne eine Variante wählen, die vielleicht besser zu Euch passt. Die Kernidee ist immer ähnlich. 

Rollen in der RACI Matrix

  • R steht für Responsible = Durchführende:r / Zuständige:r (wer führt die Aufgabe aus?)

  • A steht für Accountable = benennt den /die verantwortliche:n Manager:in (diese:r ist in delegierender Funktion und / oder stellt sicher, dass die Aufgaben und deren Ergebnisse zeitgerecht und korrekt erledigt werden, er / sie hält die Budgetverantwortung inne und trifft die Entscheidungen)  

  • C steht für Consulted = die beratende oder unterstützende Rolle (eine Person, eventuell ein:e Experte / Expertin oder externe:r Berater:in, die dem Projekt mit Wissen und Know-How zur Seite steht)

  • I steht für Informed = ist zu informieren (bezeichnet die Person(en), die über die Ergebnisse im Projekt zu informieren ist)

💡 Vorlage auf Miro: RACI Matrix - Rollen
Ich erweitere die Vorlagen auf dem Board fortlaufend. Abonniere den #DigitaleDenke Newsletter und bleibe auf dem Laufenden: Kosack/Newsletter
+++
Noch kein Abo? 💌 Hier entlang: Kosack.de/Newsletter

RACI-Matrix: Visualisierung der Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein großer Vorteil der RACI Matrix ist die visuelle Darstellung für alle Beteiligten. Sie erlaubt eine schnelle Übersicht und stellt sicher, dass alle den gleichen Stand über die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt erhalten. Damit verringern sich Missverständnisse und Erwartungen werden einheitlich definiert. Sie ist einfach und schnell als Tabelle zu erstellen.

💡 Vorlage auf Miro: RACI Matrix
Ich erweitere die Vorlagen auf dem Board fortlaufend. Abonniere den #DigitaleDenke Newsletter und bleibe auf dem Laufenden: Kosack/Newsletter
+++
Noch kein Abo? 💌 Hier entlang: Kosack.de/Newsletter

Für die Erstellung und das Befüllen der RACI Matrix gilt:

  • Je Aufgabe darf (!) es nur eine verantwortliche Person (Feld “accountable”) geben. Das verringert Verwirrungen und stellt sicher, dass die Aufgabe auch wirklich erledigt wird (oder wer sich zu verantworten hat, wenn es hakt)

  • Um Doppelarbeiten zu vermeiden, versucht auch die auszuführenden (responsible) Personen in der Reihe so eng zu fassen, wie es geht. In meiner Realität regelt das Team es oft unter sich, wer den konkreten Task dann erledigt. Hier kann es unter Umständen zu “Korinthenkackerei” führen, wenn ihr es hier übertreibt. Augenmaß und Vertrauen ins Team sind hier gefragt.

  • Jeder Aufgabe muss zumindest einer durchführenden (accountable) und einer verantwortlichen (responsible) Person zugewiesen werden. Dabei ist es kein Konflikt, wenn accountable und responsible mal bei einer Person verankert sind.

RACI Triangle: Verteilung der Rollen

RACI Triangle gibt Aufschluss, wie die Rollen in der Matrix verteilt werden:

Die Visualisierung zeigt, dass es immer nur eine verantwortliche (accountable) Person geben darf.

Es darf möglicherweise mehrere Personen geben, die die Aufgaben erledigen (eine haupt-durchführende Person).

Ggf. gibt es mehrere Personen, die zu konsultieren sind und ggf. gibt es viele Personen, die zu informieren sind (z.B. Status-Updates).

Wie erstelle ich eine RACI-Matrix?
Mein Tipp 📑

Die RACI Matrix ist eine Einladung zur Transparenz.

Sie bietet einen Zugewinn für alle: Du als Unternehmer:in und auch Dein Team werden gleichermaßen von ihr profitieren. 

Falls noch nicht geschehen: Beginnt für Euch, eine RACI Matrix zu erstellen. 

RACI MATRIX: Nutze die Tabelle auf dem Miro Board

💡 Vorlage auf Miro: RACI Triangle
Ich erweitere die Vorlagen auf dem Board fortlaufend. Abonniere den #DigitaleDenke Newsletter und bleibe auf dem Laufenden: Kosack/Newsletter
+++
Noch kein Abo? 💌 Hier entlang: Kosack.de/Newsletter

Wie erstelle ich eine RACI Matrix? : Die Tabelle & ein Video mit Anleitung

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

💡 Vorlage auf Miro: RACI Tabelle
die Tabelle findest Du auf dem MiroBoard

3.
RACI im Unternehmen:
Wie funktioniert die Einführung?

Bei der Einführung der RACI Matrix ist es wichtig, dass ihr dies niemals im Alleingang macht. Wenn das Modell auch von den Kolleginnen und Kollegen gelebt werden soll, kannst Du das nicht einfach “Vorsetzen”. 

Es ziemt sich, dass ihr die RACI Matrix gemeinsam entwickelt. Ganz konkret heißt das:

  • Zeit für einen guten Start: Plant am besten einen gemeinsamen Workshop dafür ein.

  • Fangt erst einmal an! Es muss nicht in der ersten Session gleich die vollständige Tabelle entstehen. Erfahrungsgemäß erfolgt die Erstellung über mehrere Termine, denn ihr werdet feststellen: Ihr könnt zwar ziemlich schnell Bereiche und Aufgaben lokalisieren - im weiteren Verlauf wird sich aber herausstellen, dass Ihr eigentlich pro Aufgabe noch genauer werden wollt.

  • Konkretisiert fortlaufend! Vielleicht stellt Ihr fest, dass Ihr für bestimmte Bereiche ausführliche Handlungsanweisungen oder “Bedienungsanleitungen” schreiben wollt. Dem steht nichts im Wege und es lohnt sich, so tief einzusteigen. 
RACI

Am Ende erhältst Du und Dein Team eine vollständige Bedienungsanleitung für den entsprechenden Bereich und für die entsprechende Rolle. 

Wenn Ihr die Tabelle dann in der ersten Version fertig habt, kontrolliert Euch im Alltag. Nutzt sie als eine Art Landkarte. Dort, wo der Weg nicht zu 100% passt - dort, wo Ihr in der Realität anders lebt, tragt es entsprechend nach. 

Unterm Strich ist es am wichtigsten, dass die Übersicht ein Abbild der Realität ist.

Ihr braucht definitiv keine weitere Karteileiche! 

Wann ist der richtige Moment, um eine RACI-Matrix einzuführen?

Mit RACI starten könnt ihr im Grunde genommen jederzeit.

Häufig wird RACI eingeführt um im ersten Schritt den IST-Stand im Unternehmen zu dokumentieren und dann Strukturen zu schaffen, um fortlaufend die Matrix auf den aktuellen Stand zu halten.

Der Neustart in ein großes Projekt, die Reorganisation eines Teams aber auch beim Wechsel einer Führungskraft, ist RACI eine gute Grundlage und ein guter Zeitpunkt dank der Matrix, Klarheit über Zuständigkeiten zu schaffen. 

RACI
Prioritäten

Frage Dich ehrlich: Wer macht was? Sind die Verantwortlichkeiten in Deinem Unternehmen glasklar geregelt?

Darf sich das RACI Modell verändern?

Wir haben ja schon über Stellenprofile, ich sage jetzt mal, “gelacht” denn in diesen flexiblen Zeiten - in dieser #VUCA World - ist selten ein Job noch in einem halben Jahr exakt der, der er heute ist.

Das heißt, die RACI Tabellen werden sich auch im Laufe der Zeit verändern und anpassen müssen:

Das, was heute noch richtig ist - die Verantwortlichkeiten die dort heute gesetzt sind - müssen morgen schon nicht mehr so stehen!

 

Daher die deutliche Einladung an Dich und Dein Team:

  • Aktualisiert die Tabellen von Zeit zu Zeit.
  • Schafft eine Struktur - eine Wiedervorlage - damit die RACI Übersichten angepasst und optimiert werden können.
  • Eine gut gepflegte Tabelle macht es Euch leicht, effizient durch den Alltag zu navigieren und leicht zu entscheiden, wer bei welchem Termin wirklich dabei sein muss und wer am Ende tatsächlich “accountable” ist, wer die Entscheidung zu fällen hat. 

Das verwandelt so manche “Schnatterrunden” in wahnsinnig kurze, effiziente und akzentuierte Meetings...

RACI Kosack

RACI: One size fits all?

Je nach Größe Deines Unternehmens lohnt es sich, in der Tabelle Unterbereiche (Segmente) einzuführen.

Tipp: Generell je Aufgabe detailliert die Handlungsschritte und Erwartungshaltungen definieren.

Sind RACI Übersichten nur etwas für große Unternehmen?

Auf gar keinen Fall!

Ich glaube, dass es schon in kleinsten Teams sinnvoll ist, sich einmal darüber klar zu werden: Wer übernimmt am Ende wirklich was?

Aus meiner Perspektive und auch Erfahrung stecken auch in kleinen Teams manchmal Konflikte, die am Anfang gar nicht so erlebt werden oder die am Anfang noch gar nicht so sichtbar sind. 

Mit einer klaren Übersicht, klaren Rollenverständnissen und klaren Übergabepunkten, bleibt am Ende des Tages mehr Energie übrig für das was Eure Kunden wertschätzen:

Produkte und Dienstleistungen, die echten Output generieren.

Fazit:
Baue auf glasklare Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

  • Im Unternehmen sind diese schriftlich (am besten auch visuell) und für alle Beteiligten nachvollziehbar darzustellen und festzuhalten.

  • Gibt es klare Regelungen zu den wichtigen Verantwortungsbereichen werden Unsicherheiten  beseitigt und die Grundlage für effizientes Umsetzen im Projekt gelegt.

  • Dank der Klarheit im Projekt werden Deine Mitarbeiter:inn befähigt, Eigenverantwortung zu übernehmen sowie selbstständig und motiviert umzusetzen. Sie werden sich wohl und sicher fühlen, weil sie in den Prozess der Verantwortungsübernahme involviert sind und geregelt ist, was von ihnen erwartet ist. 

PS: Ich kann hier auch helfen 😉

Die Einführung einer RACI Matrix allein kann am Anfang für ein Team und ein Unternehmen, dass hier wenig Erfahrung in der Vergangenheit gesammelt hat, schwierig sein. Sprecht mich hier gerne an wenn ich dies für Euch und für Euer Unternehmen begleiten und mitentwickeln darf. Es gibt schöne und einfache Workshop-Formate, die nicht aufwendig und direkt umsetzbar sind - vor Ort und auch in remote.