Projektmanagement

Über das Erkennen der nächsten, wichtigen Aufgabe

Ich denke wir alle haben genug zu tun, oder ? 🙂

Der jenige unter Euch, der eine leere ToDo-Liste hat, möge "aufzeigen" und uns erklären, wie er dieses Mysterium geklärt hat.#

Wir (im Team) sind uns ehrlich gesagt sehr einig in diesem Punkt. Es gibt immer (noch) etwas zu tun. Eine WordPress-Website, ein WooCommerce-Shop ist niemals fertig. Immer gibt es noch ein Keyword, noch einen CSS-Style, eine Formulierung, die angepasst werden kann oder ein Dokumentation, die geschrieben sein will.

Also: Wenn Deine ToDo-Liste "unendlich" lang ist und wir zusätzlich annehmen, dass Du jeweils nur eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten kannst – dann braucht es eine Technik, um die Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen.

Wichtiges Detail:Verschaffe Dir immer erst den Überblick und bewerte Deine Aufgaben

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Es hat sich immer wieder gelohnt, sich die Extrazeit zu nehmen und sich kurz zu fragen "Ist das nun wirklich das wichtigste Hindernis" ?

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zu zersägen. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit.
Der Spaziergänger tritt etwas näher heran, und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: "Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf - warum schärfen Sie sie nicht?" Der Holzfäller schaute nicht einmal hoch, sondern zischte nur durch die Zähne: "Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!"

Warum es essentiell ist eine Reihenfolge zu haben

Wenn ihr Euch beim Erstellen der Liste nicht belogen habt, dann könnt Ihr Euch einfach ein paar Fragen weniger stellen. Wenn Du tatsächlich das Wichtigste machst, dann darf diese Aufgabe so lange dauern, wie sie halt braucht ! Klingt fast zu einfach, oder ?

Eine kleine Einschränkung möchte ich jedoch machen: Setze Dir Zeitfenster. Wenn dieses vorbei ist, beginne mit der wichtigsten Arbeit. „Es hat sich auch schon mal jemand zu Tode geplant".

Detailliere & plane die Aufgaben von grob zu fein

Konkretes Beispiel von mir. Ich führe eine Liste für die „globalen Themen & Schwerpunkte“, die ich für wichtig halte. Diese Liste ist sehr, sehr grob. Da stehen wirklich große Themen drauf. Dann gibt es eine Liste mit dem Titel „Prio B“ das sind oft Sachen, die gerne machen würde/sollte und schon mal in der Tagesplanung hatte oder ein Kollege mir zugerufen hat. ABER: Diese Tasks haben gerade nicht den richtigen Wert oder dauern zu lange. Damit ich sie nicht vergesse (und meine Kollegen dies auch sehen können), sortiere ich sie schon mal ein.

Ordne die Aufgabe nach Wert und Aufwand für das Unternehmen

Disclaimer:
Diese Methode lässt sich natürlich auf alles Mögliche anwenden - aber der Fokus liegt in diesem Blog nunmal auf der erfolgreichen Projektleitung in vernünftigen WordPress - Projekten.

Fangen wir mal hinten an… Das ist die Formel: [Wert der Aufgabe] geteilt durch [Aufwand] entspricht dem Gewicht der Aufgabe

Wie Du den Wert einer Aufgabe bestimmen kannst

Damit ich den Wert einer Aufgabe bestimmen kann, muss ich natürlich auch ein, zwei Sachen über mein Unternehmen wissen.

Kenne ich die Richtung, in die wir/ich uns entwickeln wollen ?

Eine einfache Frage, riesige Auswirkungen. Diese Richtung beschreibe ich oft als den Nordstern (den Fixpunkt) an dem wir unseren Kompass ausrichten. Ich versuche mich immer zu fragen, welche von zwei Aufgaben bringt mich (mit dem wenigsten Aufwand) dem Ziel näher.


Häufig gestellte Fragen & Learnings aus der Vergangenheit

Ja - manchmal gibt es Tage, da scheint alles drunter und drüber zu gehen. Da klingelt das Telefon, Kollegen wünschen Feedback & der Hund will vor die Tür. Dann kann es schon mal sein, dass man ich meine Reihenfolge aus dem Blick verliere… und was soll ich sagen, das sind dann auch die Tage an denen ich zum Feierabend denke, dass wichtige Dinge liegen geblieben sind.

Im Folgenden schreibe ich daher einfach mal ein paar Learnings auf, die sich bei mir ergeben haben.

Lässt es sich in zwei Minuten erledigen ? Nein ? Dann ist „Nein“ sagen möglich.

In den seltensten Fällen ist ein Anruf wirklich dringend, das Feedback kann wahrscheinlich auch noch einen Moment warten. Nehmt die Anfragen gerne auf und versprecht Euch mit einem vernünftigen Zeitfenster wieder zu melden. Vereinbart einen kurzen Anruf, eine Mail - einen Slack-Call.

Zusammenhängende Zeitscheiben sind wertvoll - verteidige diese.

Seid für die Kollegen da. Na - klar. Nur versucht einfach große Zeitscheiben für die wichtigen Aufgaben zu schaffen und verteidigt sie mit aller Kraft. Manche Aufgaben brauchen einfach ein paar zusammenhängende Stunden.

Bleiben dann nicht Aufgaben liegen ?

Ja - viele. Und wenn wir unseren Job beim Einschätzen richtig gemacht haben - sind es unwichtige Aufgaben.

Aber wie kann ich den € Wert für eine Aufgabe bestimmen ?Woher soll ich das nun wissen ?

Ja, klar. Es geht nicht um den auf den Pfennig genaue Betrag. Es geht um die Tendenz, um

Und dieses Ermitteln des Wertes muss ich für jede Aufgabe machen ?

Wenn Du so fragst... ja 🙂 Wir haben doch keine Zeit für unüberlegte, impulsive Entscheidungen. Das bisschen Zeit, welches uns zum aktiven Arbeiten bleibt wollen wir doch bitte maximal produktiv und mit den wertvollen Aufgaben verbringen. (Oder etwa nicht?)

Last modified: 11.06.2018