Projektmanagement

Was ist Dein Buchtipp 2018

Was ist Dein Buchtipp für 2018?

Beim Buchtip für 2018 handelt es sich um Jason Frieds It doesn’t have to be crazy at work. Schon kurz nach Veröffentlichung hat sich Jasons Buch auf Platz 1 der Amazon Time Management Books geschoben. Warum das so ist, erfahrt ihr hier.

Jason Fried ist einer der Namen im Bereich Projekt Management. Er ist Mitgründer und CEO der Firma Basecamp, die Projektmanagement und Team Kommunikation Software vertreibt. Dort wurde auch Ruby on Rails entwickelt. Dieses wurde in der Ruby Programmiersprache geschrieben und sollte zuerst nur für ihr eigenes Programm genutzt werden, bevor man sich dazu entschied, es als open source zu veröffentlichen. Ruby on Rails gilt als Vorreiter und viele andere Web Frameworks nutzen noch heute Ideen, die zuerst in Ruby on Rails verwendet wurden.

It doesn’t have to be crazy at work ist das dritte Buch Frieds, auch sein Erstlingswerk Rework hat sich hervorragend verkauft. Dies hat Jason eine Einladung zu den TED Talks eingebracht, wo er 2010 darüber sprach warum Work doesn’t happen at work, also warum so wenig tatsächliche Arbeit am Arbeitsplatz geschieht.

Im Bereich Projektmanagement gibt es Bücher wie Sand am Meer, die meisten davon gefüllt mit Fachsimpelei, daher ist es schön eine Ausnahme darunter zu finden. It doesn’t have to be crazy at work gehört zu diesen Ausnahmen.

Wie oft hört man inzwischen von Menschen, die unter Burnout leiden und eine Pause in ihrem Job einlegen müssen. Egal ob es sich dabei um Kollegen oder berühmte Persönlichkeiten handelt, jeder kann davon betroffen sein. In der heutigen Zeit brüsten sich so viele Menschen damit, dass sie nur drei Stunden Schlaf in der Nacht haben, weil sie 80 Stunden die Woche arbeiten. Wie sie selbst nach Feierabend immer erreichbar sind, oder Arbeit mit nach Hause nehmen. Selbst am Wochenende wird oft gearbeitet. Auch die Nacht durchzuarbeiten ist heute keine Seltenheit mehr. Auch wenn es Gesetze gibt, die eigentlich dazu da sind, die Arbeitnehmer zu schützen, sind es die Arbeitnehmer selbst, die diese ignorieren. Viele von uns glauben, dass es mehr Arbeit braucht um voran zu kommen. Dass wir dazu aber nicht dauerhaft in der Lage sind ohne unsere Gesundheit aufs Spiel zu setzten, zeigen die Burnout Statistiken. Dennoch werden diese von vielen einfach ignoriert, denn man weiß nicht, wie man es besser machen könnte.

Hier kommt Jason Frieds Buch ins Spiel. Dieses hat er zusammen mit seinem Co-Autor David Heinemeier Hansson verfasst. Fried selbst ist der Meinung, die ganze Zeit unter Erschöpfung zu leiden, ist kein Ehrenabzeichen, wie es von vielen empfunden wird, sondern eher ein Abzeichen der Dummheit. Stattdessen empfehlen die beiden Autoren eine ruhigere Arbeitsatmosphäre, die aber keinesfalls mit dem Motto „Meditation als Weg zum Erfolg“ zu verwechseln ist.
Das Buch ist in kleine Abschnitte unterteilt, was das Suchen bestimmter Themen und Ideen vereinfacht. Einige der enthaltenen Ideen mögen für viele radikal klingen und werden sicherlich nicht von jedem Unternehmen ernst genommen, aber am Ende ist es der Leser, der entscheiden muss, was er möchte.

Die Autoren sind der Meinung, es sollte nur in Ausnahmefällen akzeptabel sein auf Schlaf zu verzichten oder generell überarbeitet zu sein. Zum Beispiel dann, wenn man dem Ende eines Projektes ganz nahe gekommen ist. Aber inzwischen ist dieses Verhalten Standard geworden, dabei vergessen auch die Arbeitgeber, dass Menschen, die zu wenig Schlaf bekommen alles andere als produktiv sein können.

Zu viel Zeit wird verschwendet mit endlosen Meetings, die am Ende doch zu nichts führen. Meetings sollten dann veranstaltet werden, wenn auch wirklich nötig, denn sie reisen die Anwesenden aus ihrem Arbeitsrhythmus heraus.

Es ist inzwischen ganz normal für jedes Gruppenprojekt auch einen Gruppenchat zu haben. Dabei wird oft verlangt, dass man dort sofort antwortet. Das ist allerdings alles andere als produktiv. Die wenigstens Nachrichten sind so wichtig für ein Projekt, dass sie gleich beantwortet werden müssen. Die ganze Zeit ein Auge auf den Gruppenchat oder das Email Programm zu haben, ist oft Zeitverschwendung. Ganz besonders außerhalb der Arbeitszeit.

Die Autoren mahnen außerdem, wie das Verhalten eines CEOs das Denken der Mitarbeitet verändern kann. Deshalb ist es ihre Aufgabe, alle ihre Aktivitäten genauer unter die Lupe zu nehmen. Sie sind immerhin die Vorbilder ihrer Mitarbeiter. Für alle Mitarbeiter ist es wichtig, eigene Grenzen zu erstellen. Eben nicht immer erreichbar zu sein. Nicht zu jeder Überstünde Ja zu sagen. Nicht jeder Deadline zuzustimmen, bei der man schon im Voraus weiß, dass es zeitlich überhaupt nicht klappen wird.

Das Buch zeigt sehr genau, dass man nicht nur erfolgreich sein kann, wenn man 40 Stunden die Woche arbeitet, sondern, dass dies sogar um einiges besser klappt als in einer 80 Stunden Woche. Man muss nicht sein ganzes Leben der Arbeit widmen um Erfolg zu haben, oder sogar reich zu werden, sondern darf auch über ein Privatleben verfügen. Diese Philosophie leben die beiden Autoren selbst in ihrer Firma Basecamp vor. Dort bleiben im Sommer sogar freitags die Türen geschlossen.

Fazit:
It doesn’t have to be crazy at work kann als eine Schritt für Schritt Anleitung gesehen werden, die das Arbeitsleben besser macht. Nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Arbeitgeber. Schließlich ist es auch im Sinne des Arbeitgebers, dass Projekte in einem angemessen Zeitraum und in bestimmter Qualität abgeschlossen werden. Niemand möchte Mitarbeiter aufgrund von Burnout verlieren. Natürlich wird nicht jeder Betrieb begeistert sein, wenn sie mit den Ideen in diesem Buch konfrontiert werden, aber am Ende sollte doch jeder für sich selbst bestimmen, ob er/sie wirklich in einer Umgebung arbeiten möchtet, die geradezu Burnout schreit und es nur eine Frage der Zeit ist, bis man auch selbst darunter zu leiden hat.

Über das Erkennen der nächsten, wichtigen Aufgabe

Ich denke wir alle haben genug zu tun, oder ? 🙂

Der jenige unter Euch, der eine leere ToDo-Liste hat, möge "aufzeigen" und uns erklären, wie er dieses Mysterium geklärt hat.#

Wir (im Team) sind uns ehrlich gesagt sehr einig in diesem Punkt. Es gibt immer (noch) etwas zu tun. Eine WordPress-Website, ein WooCommerce-Shop ist niemals fertig. Immer gibt es noch ein Keyword, noch einen CSS-Style, eine Formulierung, die angepasst werden kann oder ein Dokumentation, die geschrieben sein will.

Also: Wenn Deine ToDo-Liste "unendlich" lang ist und wir zusätzlich annehmen, dass Du jeweils nur eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten kannst – dann braucht es eine Technik, um die Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen.

Wichtiges Detail:Verschaffe Dir immer erst den Überblick und bewerte Deine Aufgaben

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Es hat sich immer wieder gelohnt, sich die Extrazeit zu nehmen und sich kurz zu fragen "Ist das nun wirklich das wichtigste Hindernis" ?

Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Holzfäller, der intensiv und sehr angestrengt einen Baumstamm zu zersägen. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit.
Der Spaziergänger tritt etwas näher heran, und erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: "Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf - warum schärfen Sie sie nicht?" Der Holzfäller schaute nicht einmal hoch, sondern zischte nur durch die Zähne: "Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!"

Warum es essentiell ist eine Reihenfolge zu haben

Wenn ihr Euch beim Erstellen der Liste nicht belogen habt, dann könnt Ihr Euch einfach ein paar Fragen weniger stellen. Wenn Du tatsächlich das Wichtigste machst, dann darf diese Aufgabe so lange dauern, wie sie halt braucht ! Klingt fast zu einfach, oder ?

Eine kleine Einschränkung möchte ich jedoch machen: Setze Dir Zeitfenster. Wenn dieses vorbei ist, beginne mit der wichtigsten Arbeit. „Es hat sich auch schon mal jemand zu Tode geplant".

Detailliere & plane die Aufgaben von grob zu fein

Konkretes Beispiel von mir. Ich führe eine Liste für die „globalen Themen & Schwerpunkte“, die ich für wichtig halte. Diese Liste ist sehr, sehr grob. Da stehen wirklich große Themen drauf. Dann gibt es eine Liste mit dem Titel „Prio B“ das sind oft Sachen, die gerne machen würde/sollte und schon mal in der Tagesplanung hatte oder ein Kollege mir zugerufen hat. ABER: Diese Tasks haben gerade nicht den richtigen Wert oder dauern zu lange. Damit ich sie nicht vergesse (und meine Kollegen dies auch sehen können), sortiere ich sie schon mal ein.

Ordne die Aufgabe nach Wert und Aufwand für das Unternehmen

Disclaimer:
Diese Methode lässt sich natürlich auf alles Mögliche anwenden - aber der Fokus liegt in diesem Blog nunmal auf der erfolgreichen Projektleitung in vernünftigen WordPress - Projekten.

Fangen wir mal hinten an… Das ist die Formel: [Wert der Aufgabe] geteilt durch [Aufwand] entspricht dem Gewicht der Aufgabe

Wie Du den Wert einer Aufgabe bestimmen kannst

Damit ich den Wert einer Aufgabe bestimmen kann, muss ich natürlich auch ein, zwei Sachen über mein Unternehmen wissen.

Kenne ich die Richtung, in die wir/ich uns entwickeln wollen ?

Eine einfache Frage, riesige Auswirkungen. Diese Richtung beschreibe ich oft als den Nordstern (den Fixpunkt) an dem wir unseren Kompass ausrichten. Ich versuche mich immer zu fragen, welche von zwei Aufgaben bringt mich (mit dem wenigsten Aufwand) dem Ziel näher.


Häufig gestellte Fragen & Learnings aus der Vergangenheit

Ja - manchmal gibt es Tage, da scheint alles drunter und drüber zu gehen. Da klingelt das Telefon, Kollegen wünschen Feedback & der Hund will vor die Tür. Dann kann es schon mal sein, dass man ich meine Reihenfolge aus dem Blick verliere… und was soll ich sagen, das sind dann auch die Tage an denen ich zum Feierabend denke, dass wichtige Dinge liegen geblieben sind.

Im Folgenden schreibe ich daher einfach mal ein paar Learnings auf, die sich bei mir ergeben haben.

Lässt es sich in zwei Minuten erledigen ? Nein ? Dann ist „Nein“ sagen möglich.

In den seltensten Fällen ist ein Anruf wirklich dringend, das Feedback kann wahrscheinlich auch noch einen Moment warten. Nehmt die Anfragen gerne auf und versprecht Euch mit einem vernünftigen Zeitfenster wieder zu melden. Vereinbart einen kurzen Anruf, eine Mail - einen Slack-Call.

Zusammenhängende Zeitscheiben sind wertvoll - verteidige diese.

Seid für die Kollegen da. Na - klar. Nur versucht einfach große Zeitscheiben für die wichtigen Aufgaben zu schaffen und verteidigt sie mit aller Kraft. Manche Aufgaben brauchen einfach ein paar zusammenhängende Stunden.

Bleiben dann nicht Aufgaben liegen ?

Ja - viele. Und wenn wir unseren Job beim Einschätzen richtig gemacht haben - sind es unwichtige Aufgaben.

Aber wie kann ich den € Wert für eine Aufgabe bestimmen ?Woher soll ich das nun wissen ?

Ja, klar. Es geht nicht um den auf den Pfennig genaue Betrag. Es geht um die Tendenz, um

Und dieses Ermitteln des Wertes muss ich für jede Aufgabe machen ?

Wenn Du so fragst... ja 🙂 Wir haben doch keine Zeit für unüberlegte, impulsive Entscheidungen. Das bisschen Zeit, welches uns zum aktiven Arbeiten bleibt wollen wir doch bitte maximal produktiv und mit den wertvollen Aufgaben verbringen. (Oder etwa nicht?)

Last modified: 11.06.2018